Reglamento sobre organización de congresos

Tal como consta en los Estatutos de la Asociación, es obligatoria la celebración de un Congreso cada tres años. La organización de dichos Congresos queda sometida a la presente normativa

1. Tema de los Congresos

Los Congresos de la AISO están abiertos a todos los ámbitos científicos y académicos que constituyen los fines y objetivos de la Asociación, esto es, la literatura, la lengua, el arte, la historia, la cultura y la civilización en España y en el mundo hispánico durante los siglos XVI y XVII.

2. Fechas de realización

Los Congresos de la Asociación se celebrarán cada tres años, a partir de la fecha inicial del primero celebrado en 1987, y durante los meses de junio o julio del año en cuestión. La estructura temporal más idónea y aconsejable es de cinco días con desarrollo de lunes a viernes. Dentro del marco temporal señalado, corresponde a la Comisión Local Organizadora (en adelante CLO) de cada Congreso elegir las fechas concretas de celebración, resultando necesaria a tal efecto la coordinación con la Junta Directiva (en adelante JD) de la Asociación.

3. Estructura de los Congresos

Cada Congreso constará de actividades académico-científicas, asociativas, culturales y sociales.

a) Las actividades académico-científicas de cada Congreso estarán integradas por: Conferencias plenarias, Sesiones de comunicaciones y Encuentros de Investigadores. Tanto las Conferencias plenarias como los Encuentros de Investigadores se programarán sin ninguna actividad en paralelo para posibilitar la asistencia de todos los congresistas. En cambio las Sesiones de Comunicaciones se programarán en salas paralelas, cuyo número dependerá del total de comunicantes inscritos.E

b) El número de Conferencias plenarias se determinará en cada ocasión, siendo aconsejable que se siga la norma que viene siendo consuetudinaria de programar cinco, una por cada día del Congreso. Los conferenciantes plenaristas lo serán por invitación, y de ellos cuatro lo serán a propuesta de la JD y uno a propuesta de la CLO.

c) Para la elección de los conferenciantes plenaristas que corresponda a la JD, cada JD arbitrará en sus procesos de propuesta y votación los medios oportunos para que resultado final de los conferenciantes elegidos se adecue necesariamente a un reparto ponderado en el que deben estar representadas las distintas zonas geográficas donde se asienta el hispanismo internacional. Las proporciones de representación pueden ser variables, pero los representantes de un continente nunca pasarán de tres, ni de dos los de un país, siendo preferible no alcanzar estos topes.

d) En cuanto a temas de las conferencias plenarias, si bien son elegidos por los propios conferenciantes, sería deseable que la JD, partiendo de la ineludible realidad de que son los estudios literarios los más representados en la Asociación, garantizase en la elección de los plenaristas que al menos una de las conferencias plenarias acogiese temas y áreas de conocimiento referidas a estudios lingüísticos, artísticos, históricos y culturales en general sobre el Siglo de Oro español e hispánico.

e) El número y los temas de los Encuentros de Investigadores se determinarán en cada ocasión, siendo aconsejable el número de cuatro, con un reparto de temas que haga posible la acogida de los aspectos, géneros y problemas de mayor interés en la comunidad científica del hispanismo referido al Siglo de Oro. Los coordinadores de dichos Encuentros lo serán por invitación de la JD, que también decidirá los temas de cada uno de los Encuentros. Para la elección de los coordinadores de los Encuentros de Investigadores es aconsejable seguir parecidas pautas que en la elección de conferenciantes plenaristas en lo referido a repartos ponderados que garanticen una representación geográfica correcta.

f) Cada Congreso debe albergar necesariamente las Asambleas de socios que determine la JD, y que serán dos como mínimo y tres como máximo, debiéndose celebrar la primera Asamblea el primer día del Congreso y la última el último día. En la primera Asamblea, e independientemente de otros temas a tratar, será obligatoria la elección de una Comisión de cuentas (formada por dos socios, uno propuesto por la JD y otro por la Asamblea) y de una Comisión electoral (formada por tres socios, dos propuestos por la JD y uno por la Asamblea). Asimismo en esa primera Asamblea se abrirá necesariamente el proceso electoral para cubrir los cargos vacantes en la JD. Dicho proceso se regirá por el REGLAMENTO INTERNO DE ELECCIONES A LA JUNTA DIRECTIVA que se aprobó en el Congreso de Poitiers (julio de 2011). Para la planificación de las Asambleas de socios en el Programa general del Congreso, la CLO deberá estar en necesaria y obligada coordinación con la JD.

g) Cada Congreso acogerá asimismo otros actos y actividades académicas y científicas, y particularmente dedicará al menos un espacio a la presentación de Proyectos y Novedades (bibliográficas, de nuevos proyectos de investigación, etc.) que sean del interés general de los congresistas. Para la programación de estos actos la CLO deberá estar asimismo en necesaria coordinación con la JD y, a ser posible, no hacerlos coincidir en horario con otras actividades del Congreso.

h) Finalmente, cada CLO podrá organizar, previo conocimiento de la JD, las actividades culturales y sociales (conciertos, teatro, exposiciones, banquetes, etc.) que crea oportunas y contribuyan al buen fin del Congreso.

Becas “Anthony Close” de ayuda a asistencia a Congresos

En la medida de sus posibilidades cada JD convocará becas de ayuda a asistencia a Congresos para jóvenes investigadores en el Siglo de Oro que sean doctores, doctorandos y titulados que no tengan un puesto de trabajo remunerado o disfruten de una beca-salario. Su número y cuantía se especificarán en cada ocasión, así como el reparto ponderado por áreas geográficas. No podrán optar a estas becas quienes las hubieren disfrutado con anterioridad. El nombre de las Becas “Anthony Close” rinde homenaje a su inspirador, que fue Presidente de la Asociación entre 2005 y 2008.

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SOBRE RELACIONES ENTRE LA COMISIÓN LOCAL ORGANIZADORA DE CADA CONGRESO Y LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN

1- Presentación de candidaturas de sede

La presentación de candidatura de sede se hará preferiblemente ante la última Asamblea de socios celebrada en el Congreso anterior a aquel para el que se presenta la candidatura, aunque también podrá hacerse posteriormente de manera directa ante la Junta Directiva de la Asociación, siempre antes del 31 de diciembre del año de la celebración del Congreso anterior. En el caso de hacerse ante la Asamblea de socios, podrá procederse en dicha Asamblea a una votación, votación que será de carácter consultivo y orientativo, ya que la decisión de elección de sede recaerá finalmente en la Junta Directiva, que tomará su decisión tras haber consultado y valorado la documentación que debe presentarse con la solicitud a la que a continuación se hace referencia.

Documentación que deberá acompañar a la propuesta

a) Indicación de la sede oficial del Congreso con información expresa sobre la idoneidad y capacidad de la institución que se propone para acoger el Congreso, tanto por sus instalaciones académicas, como por las facilidades para cubrir las necesidades de alojamiento, restauración y eventos culturales asociados al Congreso, así como también por la facilidad de comunicaciones para acceder a ella.

b) Información de las personas que asumirán la responsabilidad de organización del Congreso constituyéndose en Comisión Local Organizadora (CLO). Junto a las personas indicadas deberán figurar los cargos que ocupan en la institución que se propone como sede oficial del Congreso.

c) Dos escritos de dos personas que ocupen cargos académicos relevantes y de gestión o representación en la institución de acogida en los que expresen la aceptación de celebración del Congreso en la institución y ofrezcan las garantías necesarias de respaldo a la CLO del Congreso

Competencias y compromisos adquiridos por la CLO

Una vez aprobada por la Junta Directiva de la Asociación una propuesta de sede y comunicada la decisión a la CLO correspondiente, esta adquiere las siguientes competencias y compromisos:

a) Crear un sitio web como medio de comunicación con los socios, a los que también se deberá dirigir por medio de sucesivas circulares con las informaciones pertinentes sobre la organización del Congreso, ofertas de alojamiento y cuantas indicaciones e instrucciones se consideren de interés. Para estas comunicaciones mediante circulares la JD deberá proveer necesariamente a la CLO de una relación o directorio actualizado de socios.

b) Será competencia de la CLO fijar la cuota económica de inscripción al Congreso y señalar los procedimientos y los plazos para realizar las inscripciones.

c) Será competencia de la CLO elaborar el Programa general del Congreso, en el que, además de Conferencias plenarias, Encuentros de Investigadores y Sesiones de comunicaciones, deberán constar los espacios reservados a Asambleas de socios y cuantos demás actos académicos, culturales y sociales se consideren de interés para el Congreso. Para ello la CLO deberá estar en necesaria comunicación con la Junta Directiva, que le señalará los espacios que deben reservarse en el Programa a Asambleas y a otros actos de interés general para los socios.

d) Será competencia de la CLO elegir uno de los conferenciantes plenaristas del Congreso.

e) Será competencia de la CLO solicitar cuantas ayudas y subvenciones crea necesarias para la celebración del Congreso. La JD, siempre que así se lo solicite la CLO, respaldará y apoyará cuantas iniciativas se encaminen a tal fin.

f) Será compromiso adquirido por la CLO hacerse cargo de los gastos de organización del Congreso. En cuanto al reparto de gastos derivados de la invitación a conferenciantes plenaristas y coordinadores de Encuentros de Investigadores, la norma consuetudinaria, que resultaría aconsejable seguir, viene estableciendo el siguiente reparto: la Asociación se hace cargo de los gastos de viajes y alojamiento de los coordinadores de Encuentros de Investigadores y la CLO de los gastos de viajes y alojamiento de los conferenciantes plenaristas, así como también, en la medida de sus posibilidades, de los gastos de alojamiento de la JD.

g) Será compromiso adquirido por la CLO la edición de las Actas resultantes del Congreso para lo cual designará una Comisión científica. Será de su libre decisión el formato y soporte de la publicación. La financiación de dichas Actas será un compromiso adquirido explícitamente por la CLO en el momento de ser aceptada su propuesta de candidatura. Para dicha financiación la CLO contará con las inscripciones de los socios y con cuantas ayudas y subvenciones pueda recabar al efecto. En las actas figurarán explícitamente la JD vigente durante el congreso al que las actas pertenecen (y no la JD vigente en el momento de publicación de las actas). Las actas se presentarán durante el congreso siguiente en un acto en el que intervendrán el Presidente y/o el o los editor(es) de las mismas.

h) Será finalmente obligación de la CLO presentar, a título informativo, ante la Junta Directiva de la Asociación el balance económico global, con sus entradas por inscripciones y ayudas recibidas, y sus gastos en la realización del Congreso y en la edición de las Actas correspondientes. Esta presentación de cuentas deberá hacerse en todo caso antes del Congreso siguiente.